In den Büros von Unternehmen und Kanzleien ist das Ansammeln grosser Mengen an Papierdokumenten ein häufiges Problem, das die Produktivität erheblich beeinträchtigen, Unordnung verursachen und die effiziente Abwicklung täglicher Aufgaben erschweren kann.
In der Schweiz stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, wichtige Unterlagen wie Rechnungen, Verträge, Steuerdokumente und Kundenakten zu verwalten, die gemäss spezifischen gesetzlichen Vorgaben oft über lange Zeiträume sicher aufbewahrt werden müssen.
In diesem Zusammenhang stellt Self Storage – oder temporäre Einlagerung, wie sie von Casaforte angeboten wird – eine effektive Lösung dar, um wertvollen Platz freizugeben und Unternehmensdokumente sicher aufzubewahren.
In diesem Artikel zeigen wir im Detail, welche konkreten Vorteile die Nutzung eines Self Storage-Lagers für die Dokumentenarchivierung bietet und wie Sie diese Lösung erfolgreich in Ihrem Unternehmen umsetzen können.
Warum sollte man die Dokumentenarchivierung im Self Storage in Betracht ziehen?
Jedes Unternehmen erzeugt täglich eine beträchtliche Menge an Papierdokumenten, die physischen Platz zur Aufbewahrung erfordern. Im Laufe der Jahre häufen sich diese Dokumente schnell an und belegen Flächen, die deutlich produktiver genutzt werden könnten – etwa für neue Arbeitsplätze, Besprechungsräume oder andere strategische Unternehmensaktivitäten.
Die temporäre Einlagerung bietet eine sofortige, sichere und flexible Lösung für dieses Problem, indem sie es Unternehmen ermöglicht, Dokumente in einem externen, speziell dafür vorgesehenen Raum zu archivieren – mit kontrolliertem und einfachem Zugang.
Vorteile der Nutzung von Self Storage zur Dokumentenarchivierung
Garantierte Sicherheit
Ein entscheidender Aspekt der Dokumentenarchivierung ist die Sicherheit. Dokumente wie Rechnungen, Verträge und sensible Unterlagen müssen vor unbefugtem Zugriff, Diebstahl oder versehentlichen Schäden geschützt werden. Self Storage-Depots sind mit modernen Videoüberwachungssystemen, Alarmanlagen und Zugangskontrollen ausgestattet und bieten Unternehmen somit höchste Sicherheit und ein beruhigendes Gefühl.
Individuell anpassbarer Platz
Ein weiterer grosser Vorteil ist die Möglichkeit, den benötigten Platz genau auszuwählen. Je nach Umfang der zu archivierenden Dokumente kann man kleinere oder grössere Lagerflächen mieten – ohne unnötige Kosten und lediglich mit Bezahlung für den tatsächlich genutzten Raum.
Einfacher Zugang zu den Dokumenten
Die Archivierung in einem Self Storage ermöglicht einen einfachen Zugang zu den Unterlagen. Dank flexibler Öffnungszeiten und Anlagen mit eigenen Lade- und Entladebereichen wird das Abrufen spezifischer Dokumente schnell und unkompliziert.
Optimale Lagerbedingungen
Papierdokumente benötigen trockene, saubere und gut belüftete Räume, um langfristige Schäden zu vermeiden. Die Self Storage-Depots von Casaforte bieten ideale Bedingungen für die Langzeitlagerung und gewährleisten die Unversehrtheit und Lesbarkeit der archivierten Unterlagen.
Gesetzeskonforme Aufbewahrung
Viele Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dokumente über lange Zeiträume hinweg aufzubewahren. Die Nutzung eines Self Storage-Lagers erleichtert die Einhaltung dieser gesetzlichen Vorgaben, ohne die internen Unternehmensstrukturen zu belasten.
Wie man die Dokumentenarchivierung im Self Storage optimal organisiert
- Verwenden Sie geeignete Kartons und Behälter: Wählen Sie stabile, einheitliche Behälter, die klar mit Inhalt und Archivierungsdatum beschriftet sind.
- Führen Sie ein Katalogisierungssystem ein: Nutzen Sie ein einfaches, aber effektives System zur Kategorisierung der Dokumente, um den späteren Zugriff zu erleichtern.
- Nutzen Sie Regale und vertikale Strukturen: Durch die vertikale Lagerung der Dokumente können Sie den Platz optimal ausnutzen und für Ordnung und Übersicht sorgen.
- Lassen Sie ausreichend Zugangswege frei: Planen Sie ausreichend breite Gänge und Zugangsbereiche ein, um einen einfachen Zugang zu den Dokumenten zu gewährleisten.
Für weitere Tipps zur Organisation Ihres Lagerraums lesen Sie diesen Artikel:
“Wie man den Self Storage-Raum optimal organisiert, um Platz zu sparen (und weniger Geld auszugeben)”.
Konkretes und reales Beispiel
Eine bekannte Steuerberatungskanzlei in Lugano hat sich kürzlich dafür entschieden, einen Self Storage-Raum zu nutzen, um steuerliche und buchhalterische Unterlagen zu archivieren, die sich in über zehn Jahren Tätigkeit angesammelt hatten.
Vor der Nutzung des Self Storage hatte die Kanzlei ganze Räume ausschliesslich zur Dokumentenaufbewahrung genutzt, wodurch der verfügbare Platz für die eigentliche Arbeit stark eingeschränkt war.
Nach der Entscheidung für eine temporäre Einlagerung konnte etwa 30 % der internen Bürofläche zurückgewonnen werden – Platz, der für neue Arbeitsplätze genutzt wurde und die allgemeine Produktivität des Teams deutlich steigerte.
Zudem wurde durch das eingeführte Katalogisierungssystem das Wiederauffinden archivierter Dokumente erheblich vereinfacht und beschleunigt, was die operative Effizienz der Kanzlei spürbar verbesserte.
Für welche Tätigkeiten eignet sich die Dokumentenarchivierung in einem Self Storage-Raum besonders?
Hier sind einige Tätigkeitsbereiche, die besonders von der Dokumentenarchivierung in einem Self Storage-Raum profitieren können:
Fachbüros und Kanzleien
- Steuerberater: archivieren Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und gesetzlich vorgeschriebene Buchhaltungsunterlagen.
- Rechtsanwälte und Notare: bewahren notarielle Urkunden, Verträge, Gerichtsunterlagen und sensibles Schriftgut auf.
- Architekten und Ingenieure: lagern technische Unterlagen, Projektunterlagen und Baustellenakten.
Handelsunternehmen
- Geschäfte und Verkaufsstellen: Rechnungen, Quittungen, Verkaufs- und Einkaufsunterlagen, Inventare und historische Geschäftsdokumentation.
- E-Commerce: Versandbelege, Kundenbestellungen, Wareneinkaufsrechnungen und Zolldokumente.
Medizinischer und gesundheitlicher Bereich
- Medizinische und zahnärztliche Kliniken: Patientenakten, gesetzlich vorgeschriebene Gesundheits- und Verwaltungsdokumentation.
- Apotheken: Arzneimitteleinkaufsdokumente, Konformitätsbescheinigungen und
- gesetzlich geführte Register.
Immobiliensektor
- Immobilienagenturen: Miet- und Kaufverträge, Immobilienbewertungen, Zertifikate und Katasterunterlagen.
- Verwaltungen von Wohnungseigentümergemeinschaften: Protokolle von Eigentümerversammlungen, technische Gebäudedokumentation, Rechnungen und Korrespondenz der Gemeinschaft.
Finanz- und Versicherungswesen
- Banken und Finanzgesellschaften: Finanzverträge, Hypotheken, Darlehen, gesetzlich vorgeschriebene sensible Dokumente.
- Versicherungsagenturen: Versicherungspolicen, Schadensdokumentation, Verträge mit Kunden und Lieferanten.
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
- Gesetzlich vorgeschriebene Buchhaltungs- und Verwaltungsunterlagen, historische Firmenarchive.
- Vereine und Non-Profit-Organisationen
- Verwaltungsunterlagen der Vereine, Protokolle von Mitgliederversammlungen, gesetzlich vorgeschriebene Buchhaltungsregister.
Bildungseinrichtungen
- Private Schulen und Ausbildungsinstitute: Schularchive, Register, Schülerunterlagen und Zeugnisse.
- Tourismusbranche
- Hotels und Restaurants: Quittungen, Rechnungen, Verträge mit Lieferanten, gesetzlich vorgeschriebene steuerliche und administrative Dokumente.
Freie Berufe und Freiberufler
- Verträge, ausgestellte Rechnungen und Quittungen, projekt- und kundenbezogene Dokumentation.
Diese Tätigkeiten profitieren erheblich von der Nutzung eines Self Storage-Dokumentenarchivierungsdienstes, dank Sicherheit, einfacher Verwaltung, Platzersparnis und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Eine intelligente Lösung für die Dokumentenarchivierung
Die Dokumentenarchivierung im Self Storage ist eine intelligente und flexible Lösung, um wertvollen Platz in Unternehmen und Fachbüros freizugeben. Sie garantiert Sicherheit, optimale Lagerbedingungen, einfachen Zugang und rechtliche Konformität und stellt somit eine strategische und vorteilhafte Wahl dar, um Unternehmensarchive effektiv zu verwalten.