Negli uffici di aziende e studi professionali, accumulare grandi quantità di documenti cartacei è un problema comune che può ridurre significativamente la produttività, generare disordine e rendere difficile la gestione efficace delle attività quotidiane.
In Svizzera molte imprese si trovano a gestire documenti importanti quali fatture, contratti, documenti fiscali e cartelle clienti che devono essere conservati in sicurezza, spesso per lunghi periodi, secondo specifiche normative.
In questo contesto, una soluzione efficace per liberare spazio prezioso e conservare in sicurezza i documenti aziendali è rappresentata dal self storage, o deposito temporaneo come Casaforte.
In questo articolo vedremo in dettaglio quali sono i vantaggi concreti di utilizzare un box self storage per l’archiviazione documentale e come implementare correttamente questa soluzione nella tua realtà aziendale.
Perché considerare l’archiviazione documentale in self storage?
Ogni azienda produce quotidianamente una quantità significativa di documenti cartacei che richiedono spazio fisico per essere conservati. Nel corso degli anni, questi documenti si accumulano rapidamente, occupando spazi che potrebbero essere utilizzati in maniera molto più produttiva, ad esempio per nuove postazioni di lavoro, sale riunioni o altre attività aziendali strategiche.
Il deposito temporaneo offre una soluzione immediata, sicura e flessibile a questo problema, consentendo alle aziende di archiviare documenti in uno spazio dedicato esterno, con accesso facilitato e controllato.
Vantaggi dell’uso del self storage per archiviare documenti
Sicurezza garantita
Un aspetto fondamentale dell’archiviazione documentale è la sicurezza. Documenti come fatture, contratti e documenti sensibili devono essere protetti da accessi non autorizzati, furti o danni accidentali. I box di self storage sono dotati di sistemi avanzati di videosorveglianza, allarmi e controllo degli accessi, garantendo così massima sicurezza e tranquillità alle aziende.
Spazio personalizzabile
Un altro grande vantaggio è la possibilità di scegliere esattamente lo spazio necessario. A seconda del volume dei documenti da archiviare, è possibile optare per spazi più piccoli o più grandi, evitando sprechi economici e pagando solo per lo spazio realmente utilizzato.
Facilità di accesso ai documenti
L’archiviazione presso un self storage consente un facile accesso ai documenti. Grazie a orari flessibili e a strutture attrezzate con aree di carico e scarico dedicate, recuperare documenti specifici diventa rapido e semplice.
Condizioni ottimali per la conservazione
I documenti cartacei necessitano di ambienti asciutti, puliti e ben ventilati per evitare deterioramenti nel tempo. I box self storage di Casaforte offrono condizioni ideali per la conservazione a lungo termine dei documenti, garantendo integrità e leggibilità dei materiali archiviati.
Conformità normativa
Molte aziende sono obbligate dalla legge a conservare documenti specifici per periodi di tempo prolungati. L’uso di un box self storage permette di rispettare facilmente tali requisiti normativi senza appesantire le strutture aziendali interne.
Come organizzare al meglio l’archiviazione documentale in un self storage
Utilizza scatole e contenitori adeguati: scegli contenitori robusti e uniformi, chiaramente etichettati con il contenuto e la data di archiviazione.
Implementa un sistema di catalogazione: utilizza un sistema semplice ma efficace per catalogare i documenti, facilitando così il recupero futuro.
Sfrutta scaffalature e strutture verticali: organizzando documenti in verticale puoi ottimizzare ulteriormente lo spazio e mantenere ordine e chiarezza.
Lascia spazi di accesso chiari: prevedi percorsi e corridoi sufficientemente ampi per consentire un facile accesso ai documenti.
Per altri consigli su come organizzare lo spazio del tuo box, puoi leggere questo articolo: “Come organizzare il box Self Storage per ottimizzare lo spazio (e spendere di meno)”
Esempio concreto e reale
Un noto studio di commercialisti di Lugano ha recentemente optato per l’utilizzo di un box self storage per archiviare documenti fiscali e contabili accumulati in oltre 10 anni di attività. Prima dell’uso del self storage, lo studio aveva dedicato intere stanze alla conservazione di documenti, limitando così notevolmente lo spazio disponibile per l’attività principale. Dopo aver deciso di utilizzare un deposito temporaneo, lo studio è riuscito a recuperare circa il 30% dello spazio interno, creando nuove postazioni di lavoro e aumentando la produttività generale del personale. Inoltre, grazie al sistema di catalogazione adottato, il recupero di documenti archiviati è diventato significativamente più veloce e semplice, migliorando l’efficienza operativa dello studio.
Per quali attività è particolarmente indicata l’archiviazione documentale in un box self storage?
Ecco alcune tipologie di attività che possono trarre un significativo vantaggio dall’archiviazione documentale in un box self storage:
Studi professionali
Commercialisti: archiviano dichiarazioni fiscali, bilanci e documenti contabili obbligatori.
Avvocati e notai: conservano atti notarili, contratti, documenti giudiziari e documentazione sensibile.
Architetti e ingegneri: documentazione tecnica, progetti e fascicoli di cantiere.
Aziende commerciali
Negozi e punti vendita: fatture, ricevute, documenti di vendita e acquisto, inventari e documentazione commerciale storica.
E-commerce: ricevute di spedizione, ordini clienti, fatture di acquisto merci e documentazione doganale.
Settore medico e sanitario
Cliniche mediche e dentistiche: cartelle cliniche, documentazione sanitaria e amministrativa obbligatoria per legge.
Farmacie: documenti di acquisto medicinali, certificati di conformità e registri obbligatori.
Settore immobiliare
Agenzie immobiliari: contratti di affitto e vendita, valutazioni immobiliari, certificazioni e documentazione catastale.
Amministrazioni condominiali: verbali di assemblea, documentazione tecnica degli edifici, bollette e corrispondenza condominiale.
Attività finanziarie e assicurative
Banche e società finanziarie: contratti finanziari, mutui, finanziamenti, documenti sensibili obbligatori per legge.
Agenzie assicurative: polizze assicurative, documentazione sinistri, contratti con clienti e fornitori.
Piccole e medie imprese (PMI)
Documentazione contabile e amministrativa obbligatoria, archivio storico aziendale.
Associazioni e organizzazioni non-profit
Documenti di gestione associativa, verbali di assemblea, registri contabili obbligatori per legge.
Enti formativi
Scuole private e istituti di formazione: archivi scolastici, registri, documentazione alunni e diplomi.
Settore turistico
Hotel e ristoranti: ricevute, fatture, contratti con fornitori, documentazione obbligatoria di tipo fiscale e amministrativo.
Liberi professioni e freelance
Contratti, fatture emesse e ricevute, documentazione relativa a progetti e clienti.
Queste attività beneficiano significativamente dall’utilizzo di un servizio di archiviazione documentale in self storage, grazie a sicurezza, facilità di gestione, risparmio di spazio e conformità normativa.
Una soluzione intelligente per l’archiviazione documentale
L’archiviazione documentale in self storage è una soluzione intelligente e flessibile per liberare spazio prezioso all’interno delle aziende e degli studi professionali. Garantendo sicurezza, condizioni ottimali di conservazione, facilità d’accesso e conformità normativa, rappresenta una scelta strategica e vantaggiosa per gestire efficacemente gli archivi aziendali.